VOLKER MÜLLER Leiter Vertrieb		LISA MARKS Vertriebsassistenz
Fokus: sicheres Vertrags-management, alle Prozesse integriert		Fokus: einfache Verwaltbarkeit aller Vertrags-dokumente, Übersichtlichkeit aller Vorgänge

Verträge werden nicht von Einzelpersonen erstellt und bearbeitet, sondern sind das Ergebnis der Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter, beispielsweise aus Vertrieb und Rechtsabteilung. Inhalte müssen abgestimmt, formuliert, modifiziert, bewertet, freigeben und überwacht, Workflows gestaltet, Vertragsfristen fixiert und kontrolliert werden. Geschäftsinterne Prozesse sind also beim Vertragsmanagement ebenso zu berücksichtigen wie die präzise, risikobetrachtende Behandlung der Vertragsinhalte.

SharePoint bietet die optimale Basis für eine Anwendung, in der die Vertragsmanagement-Prozesse abgebildet werden. Den Ausgangspunkt für die Vertragsgestaltung bilden jedoch Informationen, die typischerweise im CRM-System vorliegen.

Eine Erweiterung von Dynamics CRM sorgt dafür, dass neben den Standardvertragsattributen auch Metadaten für das Vertragsmanagement erfasst werden können. Der Workflow, um die Vertragserstellung zu initiieren, wird in Dynamics CRM vom Vertriebsmitarbeiter angestoßen. Dieser legt eine elektronische Dokumentablage in SharePoint an, verlinkt diese mit dem CRM-System und informiert die Rechtsabteilung über den neuen Vorgang. Die Gestaltung und Finalisierung des Vertrages sind in der SharePoint-basierten Anwendung implementiert.

Dank der Anbindung der E-Mail-Funktionalität an die Vertragsmanagement-Anwendung lassen sich alle zu einem Vorgang gehörenden E-Mails direkt von Microsoft Outlook der richtigen Ablage elektronisch zuordnen.

Das aktuelle Vertragsdokument samt aktueller Attribute ist sogar mit Dynamics CRM synchronisiert. So werden redundante Aktivitäten vermieden und die Mitarbeiter der verschiedenen Fachbereiche können ihre Geschäftsprozesse in einer jeweils einzelnen Anwendung abwickeln.