Vertriebs- und Projektmanagementprozesse

MARK JOHNSON Vertriebsmitarbeiter		THOMAS MEIER Projektleiter
Fokus: durchgängige Vertriebs- prozesse, reduzierte administrative Aufwände		Fokus: optimierte Projekt- planung, Management- Dashboard mit allen Übersichten

In diesem Szenario wird der Projektbereich eines mittelständischen Unternehmens betrachtet. Aktuell wächst das Projektgeschäft insbesondere im Ausland rasant und beschert der Firma den angestrebten Wachstumserfolg. Das perfekte Zusammenspiel zwischen: 

·         dem Vertrieb in den Landesgesellschaften,

·        der zentralen Vertriebsunterstützung im Stammsitz (Vertriebs-Innendienst),

·         dem zentralen Projekt Management.

Das reibungslose Zusammenspiel ist von entscheidender Bedeutung für den Unternehmenserfolg. Es beginnt in der Angebotsphase und muss in allen Projektphasen bis zum Projektabschluss und der Übergabe an den Service intensiv stattfinden.

Die Marketing- und Vertriebsprozesse sind in Microsoft Dynamics CRM abgebildet, SharePoint dient in diesem Falle als zentrale Collaboration-Plattform, in der kunden- und projektbezogene Dokumente zentral verwaltet werden. Die Projektplanung und -durchführung wird vom Office Project Server unterstützt. 

Aufgrund eines Messekontakts hat sich ein neuer Lead ergeben. Dieser wurde vom zuständigen Vertriebsmitarbeiter, in unserem Beispiel Herrn Johnson, in Dynamics CRM eingetragen. Nachdem der Kundenbedarf qualifiziert werden konnte, wurde der Lead in eine Verkaufschance umgewandelt. Schon bei diesem Prozessschritt ist es notwendig, die zuständigen Kollegen in der zentralen Vertriebsunterstützung über die neue Chance zu informieren. Herr Johnson startet deshalb einen Workflow, um eine Projektseite in SharePoint anzulegen und entsprechend der Attribute des potentiellen Projektes den zuständigen Mitarbeiter für Vertriebsunterstützung im Stammsitz, Herrn Wagner, über die neue Chance zu informieren. Herr Johnson legt ein Angebot in Dynamics CRM an. Das Angebotsdokument steht automatisch Herrn Wagner und seinem Team in SharePoint zur Ver­fügung. Dort können Produkt- bzw. Lösungsbeschreibung eingearbeitet und die notwendige Kosten­schätzung hinzugefügt werden. Die Collaboration- und Dokumenten-Management-Funktionalitäten stehen in dieser Phase der Vertriebsunterstützung sowie der Projektabteilung in vollem Um­fang zur Verfügung und unterstützen die Mitarbeiter bei Produktsuche, Versionierung, Informations­austausch, etc.

Herr Johnson wird über die Fertigstellung des technischen Teils des Angebots über seine Outlook-Anwendung informiert. Die E-Mail wird dank der Integration mit Dynamics CRM automatisch der Verkaufschance zugeordnet. Herr Johnson bearbeitet den kommerziellen Teil und schickt die finale Version dem Interessenten zu. Die Integration in Microsoft Office hilft ihm also entscheidend, sich auf das Wesentliche seiner Arbeit zu konzentrieren und spart ihm Zeit und Aufwand.

Nach der Zusage des neuen Kunden startet Herr Johnson einen neuen Workflow in Dynamics CRM, der alle als relevant gekenn­zeichneten projektbezo­genen Dokumente von Dynamics CRM in einen vordefinierten Bereich der vom ersten Workflow angelegten Projektsite überträgt. Außerdem wird in Office Project Server ein neues Projekt angelegt. Die Attribute der Verkaufs­chance in Dynamics CRM werden hierbei verwendet, um das richtige Template zu selektieren. Herr Meier, Projektleiter im Stammsitz, wird über das neue Projekt informiert und kann nun zusammen mit seinem Team die Projektplanung vervollständigen.

Während der Projektdurchführung liegt der Projektstatus - dargestellt anhand vordefinierter Key Performance Indikatoren (sog. KPIs) - stets aktuell sowohl dem Management in einem SharePoint-Dashboard sowie dem zuständigen Account Manager in Dynamics CRM vor.